Bagaimana Menulis Surat Lamaran Kerja?

Oleh : Johanes Papu
 Jakarta, 05 November 2001 

 

Banyak pelamar berharap tidak perlu menulis surat lamaran kerja untuk melengkapi resume atau CV, karena menurut mereka menyusun resume saja sudah menghabiskan banyak waktu dan usaha selain itu resume seringkali dianggap sudah memberikan semua informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Namun demikian surat lamaran ternyata berperan penting dalam mengarahkan pembaca (petugas rekrutmen & seleksi) untuk membaca resume pelamar, jika difokuskan pada bagaimana dan mengapa kemampuan khusus, pengalaman, prestasi, dan kepribadian pelamar akan menguntungkan bagi perusahaan yang dituju. 

Jenis Surat Lamaran

Pada dasarnya, ada dua jenis surat lamaran. Yang pertama digunakan untuk menanggapi suatu iklan lowongan, umumnya disebut surat pengantar standard. Jenis ini lebih mudah untuk ditulis karena beberapa kriteria dari suatu jabatan sudah diketahui melalui iklan, sehingga membantu pelamar mengetahui apa yang dibutuhkan pembaca. Jenis surat lamaran ini dapat juga digunakan jika seseorang mereferensikan atau merekomendasikan Anda ke sebuah perusahaan. 

Jenis yang kedua adalah surat lamaran yang digunakan jika pelamar mengincar perusahaan tertentu yang disukai namun tidak ada posisi lowong yang dipublikasikan. Walaupun beberapa perusahaan mungkin jengkel dengan surat lamaran yang tidak diminta ini, namun tidak jarang perusahaan (baca: HRD) akan memperhitungkan surat lamaran yang dibuat oleh para pelamar yang benar-benar memenuhi syarat. Meskipun pelamar mungkin tidak segera dihubungi, namun jika sewaktu-waktu perusahaan membutuhkan tenaga baru maka tidak jarang para pelamar yang qualified akan dipanggil. Kebutuhan perusahaan bisa saja muncul karena beberapa alasan seperti ada pegawai yang baru saja mengundurkan diri, suatu posisi/jabatan baru diadakan untuk keperluan mendadak, ada yang akan pensiun, atau baru saja ada PHK. Inilah yang seringkali disebut "bursa kerja tersembunyi".

Demi menjaga agar surat lamaran anda (terutama jenis lamaran kedua) tidak "dibuang" oleh pembaca, maka amatlah penting bagi penulis (anda) untuk mengetahui karakter pembaca, seluk-beluk posisi/jabatan yang Anda incar, dan keadaan perusahaan tujuan Anda. Jika pada surat lamaran standard ketika melamar suatu posisi yang telah diiklankan, Anda sudah dapat memperkirakan apa yang pembaca inginkan dan apakah mereka berkenan menerima surat lamaran Anda, maka pada lamaran yang tidak diminta, sangat penting membuat pembaca Anda merasa bahwa apa yang Anda katakan dan tawarkan itu berharga untuk waktu dan perhatian yang mereka berikan.

 

Dasar-Dasar Surat Lamaran
 

Garis besar surat lamaran kerja biasanya adalah sebagai berikut: 

1. Penampilan Fisik

Pertama-tama, harus diperhatikan bahwa tampilan surat lamaran itu sama pentingnya dengan tampilan resume. Ingatlah bahwa hal pertama yang dilihat pembaca adalah surat pengantar. Surat pengantar haruslah sama dengan gaya penulisan, tampilan, kop, cetakan dan kualitas kertas resume. Surat Lamaran idak boleh terlihat hanya sebagai tambahan ala kadarnya, melainkan harus merupakan bagian tak terpisahkan dari keseluruhan surat lamaran. 

2. Isi

a. Kepala Surat

• Kop/kepala surat: terdiri dari nama, alamat, nomor telepon, atau email. Pastikan semuanya mudah dibaca.
• Tanggal: penting untuk memberikan tanggal penulisan lamaran sebagai indikasi tanggal informasi dan hal-hal lainnya yang berhubungan.
• Nama yang dituju dan jabatannya: sedapat mungkin dapatkan nama orang yang dituju (khususnya untuk surat lamaran jenis kedua), diikuti dengan nama jabatan, nama perusahaan, alamat, kota, dan kode pos.
• Kode jabatan atau nomor referensi untuk posisi yang telah diiklankan. Dan untuk yang tidak diiklankan cukup tuliskan nama jabatan. Tuliskan pada bagian perihal.
• Salam pembuka: gunakan nama yang dituju, misalnya kepada Yth. Bpk/Ibu.........., atau kepada Yth. Direktur HRD PT.. ...

b. Alenia Pembuka

Walaupun Anda tergoda untuk menulis kalimat pembukaan yang menarik, namun harus tetap diingat bahwa ada nilai tersendiri bagi pembaca dalam mengidentifikasi iklan atau posisi yang Anda lamar pada bagian awal surat Anda, oleh karena itu biarkan kalimat pembukaan ini langsung pada pokok persoalan dan jelas.

Pada kalimat kedua surat lamaran kerja Anda harus dapat menarik perhatian si pembaca, tetapi hindari tipu muslihat. Walaupun Anda mencoba menjual kualifikasi Anda demi jabatan yang Anda lamar, jagalah supaya tulisan Anda tersebut tidak menjadi seperti iklan. Sebaiknya pada bagian ini berisi ringkasan dari tujuan surat, tuliskan: "Latar belakang saya adalah dalam bidang... .... .... kelihatannya sangat cocok dengan posisi... ... ..." 

c. Alenia Kedua

Pada Alenia kedua tonjolkan bukan hanya kualifikasi yang tertulis dalam resume, tetapi juga ketrampilan dan karakteristik lainnya yang Anda miliki yang akan memberi nilai tambah bagi pembaca dan perusahaan. Pada bagian ini Anda harus berusaha mengarahkan surat pada kebutuhan, kepedulian, misi, dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan (sejauh yang Anda tahu), dan bagaimana kontribusi Anda kelak akan menguntungkan dan meningkatkan pencapaian tujuan-tujuan perusahaan tersebut. Dengan demikian Anda memberikan sesuatu yang membedakan Anda dari kandidat lainnya yang memiliki ketrampilan yang sama. 

d. Alenia Penutup

Bagian ini adalah satu-satunya tempat dimana Anda mengindikasikan bahwa Anda mengharapkan balasan dari surat lamaran Anda baik melalui telepon maupun surat atau email. Hindari kata-kata yang mengandung ancaman, seperti: "jika saya tidak mendapat balasan dari Anda pada tanggal... ... saya akan menghubungi Anda." Pernyataan demikian, sekalipun dari kandidat yang paling bagus, dapat membuat pembaca segera ke meja sekretaris dan berpesan, "Kalau si x menelpon, catat pesannya, kemudian buang saja!" Hindari juga untuk menelpon ke perusahaan atau calon atasan Anda tanpa perjanjian terlebih dahulu, karena hal tersebut akan semakin membuat mereka jengkel dan melupakan lamaran Anda. Sebaiknya indikasikan bahwa Anda tertarik dan bersedia dihubungi sesuai waktu yang diberikan si pembaca, atau dengan seijin pembaca Anda akan menelpon pada tanggal dan jam tertentu untuk mendiskusikan posisi yang Anda incar, dengan catatan bahwa jika waktu mereka tidak sesuai dengan harapan Anda, maka mereka mau menitipkan pesan untuk waktu yang sesuai pada resepsionis atau petugas yang dapat menghubungi Anda.

3. Tanda Tangan & Nama Jelas

Pada akhir surat jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan dan menuliskan nama lengkap anda.

Catatan:

• Pembaca surat lamaran Anda tidak peduli terhadap keinginan atau keuntungan yang Anda harapkan, mereka hanya peduli terhadap apa yang bisa Anda berikan bagi mereka.
• Pusatkan setiap upaya Anda pada kebutuhan pembaca, jabatan yang Anda lamar, dan perusahaan bersangkutan.

Selamat mencoba dan semoga berhasil. (jp)