Mendisain struktur organisasi (organization design)

Ketika memulai disain struktur organisasi, ada beberapa elemen yang mesti didefinisikan dengan jelas terlebih dahulu. Keberadaan elemen ini penting bagi struktur organisasi yang baik, karena bila tidak bisa dijelaskan secara detil, akan mengganggu prinsip-prinsip dasar struktur organisasi seperti yang sudah dijelaskan pada tulisan sebelumnya.

Adapun elemen tersebut adalah :

•  Kejelasan Amanat (Clarity of Mandate)
•  Kesatuan Tujuan (Unity of Purpose)
•  Kejelasan Hubungan (Clarity of Relationship)

Kejelasan amanat (clarity of mandate) merupakan elemen penting struktur organisasi. Segala bentuk sasaran, aktifitas, maupun output yang diharapkan dari komponen organisasi harus terdefinisikan dengan jelas, dan juga mesti memiliki pembedaan (differensiasi) dengan yang lain baik itu di dalam suatu divisi, cabang maupun departemen. Aktifitas dan output dari komponen organisasi harus dengan mudah dapat dikaitkan dengan sasaran organisasi. Bila belum ada definisi dan pembedaan jelas dari komponen organisasi, dapat dikatakan bahwa elemen struktur belum memenuhi kejelasan amanat (clarity of mandate).

Keberadaan amanat yang jelas di dalam struktur, akan memenuhi syarat dari pembuatan disain struktur organisasi sehingga terjadi keterkaitan antara visi, misi organisasi yang diwujudkan dalam bentuk formal struktur organisasi.

Kesatuan tujuan (unity of purpose), adanya kesatuan menjamin bahwa semua komponen organisasi mulai dari unit terkecil sampai unit yang lebih besar (dapat dilihat dari besarnya populasi posisi, anggaran dll) telah bekerja untuk mencapai sasaran bersama, dan semua komponen bekerja untuk mencapai kinerja yang terkait dengan sasaran unit yang lebih besar. Artinya, relasi dan hubungan kinerja antar komponen sudah terjalin dengan harmonis, dan bentuk dukungan muncul dari unit terkecil sampai unit terbesar.

Kejelasan hubungan (clarity of relationship) memberikan jaminan bahwa setiap hubungan yang terjadi (koordinasi, informasi, instruksi, konsultasi) antara unit organisasi yang besar dengan unit organisasi yang lebih kecil memiliki kejelasan, baik bersifat horizontal maupun vertikal. Selain itu, juga memberikan relasi hubungan bagaimana unit organisasi menjalin internal stakeholder (departemen yang lain, cabang yang lain) dan external stakeholder (pelanggan, vendor, supplier, masyarakat).

Membangun struktur organisasi dalam bisnis baru

Ketika  merencanakan suatu bisnis atau peluang usaha baru, seringkali berkutat pada bagaimana visi, misi atau struktur yang paling tepat. Bisa jadi usaha belum jalan, namun sudah terlalu memikirkan strategi manajemen yang kompleks dalam perencanaan usaha baru tersebut. Walhasil, bukannya usaha tersebut jalan, malah terjebak pada analisa perhitungan yang kompleks, disain organisasi birokratis dan akhirnyapun bisa ditebak, usaha yang direncanakan berjalan mandeg.

Padahal, bila ingin memulai suatu usaha atau bisnis baru, yang terpenting bukanlah struktur, visi/misi, analisa kekuatan pasar, market intelligence, ROI. B/C Ratio , dll. Yang penting adalah rencana bisnis itu jalan dulu, dengan rencana yang tepat dan sesuai kondisi ada. Artinya yang menjadi perhatian adalah agar usaha produk atau jasa yang diberikan harus bisa laku / terjual di pasar. Itulah yang utama. Dalam arti lain, harus mengetahui komponen atau bagian yang diperlukan oleh perusahaan baru ini, agar produk atau jasa yang diberikan bisa laku di pasaran.

Lantas, bagian atau komponen apa yang mesti diperhatikan bagi pemula bisnis baru? Berikut adalah komponen organisasi harus menjadi perhatian utama :

Pertama : bagian yang menghasilkan uang. Ini adalah bagian yang terkait dengan produksi, pemasaran/maupun penjualan produk atau jasa yang diberikan. Seringkali usaha/bisnis baru bangkrut karena bagian pemasaran atau penjualannya lemah. Tugas bagian ini adalah melakukan riset peluang pasar , mencari klien yang prospektif, menentukan lokasi penjualan, sampai mendapatkan klien yang mau membeli produk/jasa yang diberikan. Dibagian ini termasuk juga unit produksi, jika memang produk yang diberikan merupakan produksi sendiri. Disatukan dalam satu bagian, agar produksi dapat mengerti jika permintaan pasar/penjualan meningkat, dapat mengetahui cara meningkatkan produksi yang efektif dan efisien.

Kedua : bagian pendukung. Ini adalah bagian yang mengelola administrasi, penagihan ke klien, pembuatan dokumen penagihan, pengaturan kas keuangan, pembayaran gaji. Termasuk hal-hal lainnya seperti pengurusan perijinan, perpajakan dll. Semua hal yang tidak terkait pada bagian pertama diatas, dimasukkan ke dalam bagian ini.

Masing-masing bagian tersebut, cukup dipimpin oleh satu orang. Sedangkan jumlah orang di masing-masing bagian, tergantung besarnya kapasitas produksi, luasnya pemasaran dan kompleksitas administrasi. Sebagai patokan, jangan sampai biaya yang dikeluarkan untuk membayar bagian pendukung lebih besar daripada bagian yang menghasilkan uang.

Untuk merangkai ke dua bagian tersebut, maka diperlukan struktur organisasi yang tepat. Posisi di masing-masing bagian dibuat fleksibel, dimana tidak perlu ada pemisahan antara pemasaran dan penjualan dahulu, kemudian perlu ada posisi yang serba bisa dan generalis, sehingga memudahkan bila ada tugas-tugas yang sifatnya temporer. Uraian pekerjaan cukup dibuat sesederhana mungkin, yang hanya memuat tanggungjawab utama, serta sasaran yang harus dicapai.

Dengan demikian, perusahaan baru sebaiknya cukup memfokuskan diri pada dua fungsi dasar diatas. Sejalan dengan perkembangan, pertumbuhan dan perluasan kapasitas, jika dirasa perlu dapat melakukan reorganisasi dan restrukturisasi agar tercapai tujuan perusahaan. Hendaknya diingat, bahwa yang menentukan pertumbuhan perusahaan kecil/baru tetap bertahap dan survive adalah adaptibilitas serta fleksibilitas organisasinya. Karena itu, pertahankan agar struktur organisasi tetap fleksibel, dapat beradaptasi, serta mampu mendukung perubahan yang ada.

Survei: 41% Karyawan Mengalami Change Fatigue

PENINGKATAN performance seorang karyawan adalah dambaan semua perusahaan. Kinerja karyawan yang mampu mendongkrak revenue perusahaan menjadi salah satu kebutuhan organisasi. Namun apakah semudah itu karyawan memberikan loyalitasnya untuk perusahaan, sementara tekanan juga terus datang?

Seiring perubahan perekonomian ditambah penyakit kronis yang saat ini bermunculan, seperti Change Fatigue yang kerap menimpa organisasi, membuat beberapa karyawan mengalami dilema dalam bekerja. Dalam sebuah survey yang dirilis Towers watson mengenai dampak dari penyakit kronis bernama Change Fatigue didapatkan hasil yang miris, diantaranya:

• 41% Employee kecapekan dengan perubahan yang terjadi.
• 35% memilih tetap stay because they think have to, tidak ada pilihan.

Untuk itu, dengan melibatkan 30 partisipan dari berbagai negara, Towers Watson melakukan penelitian Global Talent dan Reward mengenai strategi apa yang efektif untuk diterapkan dalam perusahaan sehingga karyawan merasa dihargai dan kembali produktif walau pressure mengancam dan sekaligus dapat meningkatkan pendapatan perusahaan. Dari survey itu, ada beberapa solusi yang umumnya sudah diterapkan di organisasi, seperti peningkatan gaji, bonus dan jenjang karir. Masalahnya, perusahaan merasa tidak cukup mampu untuk memberikan semuareward karena dana yang tidak tersedia.

Menurut Jennifer Frei, Asia Pasific Practise Director, sales Effectiveness & Reward Towers Watson, perusahaan dapat menerapkan korelasi yang baik antara departemen HR dengan Marketing selaku kepala yang memimpin langsung penjualan produk perusahaan. “Sales pun akan bekerja sebaik mungkin bila culture di dalam perusahaan mampu mendongkrak produktifitasnya,” kata Jennifer.

Jennifer menegaskan, salah satu best principle-nya adalah “measures should drive focus and carry a meaningful reward for performance,” karena ambang batas dari kinerja sales berbeda-beda setiap industri. “Untuk beberapa industri misalnya, aktifitas distribusi kadang tidak sejalalan dengan prakteknya, hal ini mengakibatkan bisnis atau peningkatan penjualan terganggu dan otomatis kinerja sales meningkat,” imbuhnya.

Faktor-faktor dominan dalam organisasi dapat mengukur performa terbaik yang dipunyai, seperti kemampuan selling, negosiasi yang akan merangsang sales lainnya untuk mendapatkan reward, seperti komisi dalam setiap penjualan. Dan perusahaan meramunya dalam Total Reward, seperti disebutkan, Total reward is a key component of a company’s employee value proposition (EVP) and sistems directly from business strategy. Jenis-jenis intensif seperti komisi atau insentif target juga dapat menjadi alternatif perusahaan. Intinya reward-reward itu harus di-optimized antar lini agar berjalan optimal dan aplikatif.

Seminar yang berlangsung kurang lebih 120 menit ini juga memaparkan hasil riset di dunia perbankan, FMCG, General Industry, High Tech, Pharmaceuticals, Life Sciences dan Telecos. Hasilnya bermacam-macam, pengukuran key performance indicator (KPI) berbeda-beda di tiap industri. Sementara program pemberian intensif untuk menggantikan peranan kenaikan gaji atau upah karyawan kini juga sudah diterapkan perusahan-perusahaan Indonesia. Tapi pemberian insentif ini harus didukung perencanaan dan data yang kuat, bila ingin reward yang diberikan menjadi meaningfull. (@lisa)

http://www.portalhr.com/people-management/rewards/survei-41-karyawan-mengalami-change-fatigue/