Membangun struktur organisasi dalam bisnis baru

Ketika  merencanakan suatu bisnis atau peluang usaha baru, seringkali berkutat pada bagaimana visi, misi atau struktur yang paling tepat. Bisa jadi usaha belum jalan, namun sudah terlalu memikirkan strategi manajemen yang kompleks dalam perencanaan usaha baru tersebut. Walhasil, bukannya usaha tersebut jalan, malah terjebak pada analisa perhitungan yang kompleks, disain organisasi birokratis dan akhirnyapun bisa ditebak, usaha yang direncanakan berjalan mandeg.

Padahal, bila ingin memulai suatu usaha atau bisnis baru, yang terpenting bukanlah struktur, visi/misi, analisa kekuatan pasar, market intelligence, ROI. B/C Ratio , dll. Yang penting adalah rencana bisnis itu jalan dulu, dengan rencana yang tepat dan sesuai kondisi ada. Artinya yang menjadi perhatian adalah agar usaha produk atau jasa yang diberikan harus bisa laku / terjual di pasar. Itulah yang utama. Dalam arti lain, harus mengetahui komponen atau bagian yang diperlukan oleh perusahaan baru ini, agar produk atau jasa yang diberikan bisa laku di pasaran.

Lantas, bagian atau komponen apa yang mesti diperhatikan bagi pemula bisnis baru? Berikut adalah komponen organisasi harus menjadi perhatian utama :

Pertama : bagian yang menghasilkan uang. Ini adalah bagian yang terkait dengan produksi, pemasaran/maupun penjualan produk atau jasa yang diberikan. Seringkali usaha/bisnis baru bangkrut karena bagian pemasaran atau penjualannya lemah. Tugas bagian ini adalah melakukan riset peluang pasar , mencari klien yang prospektif, menentukan lokasi penjualan, sampai mendapatkan klien yang mau membeli produk/jasa yang diberikan. Dibagian ini termasuk juga unit produksi, jika memang produk yang diberikan merupakan produksi sendiri. Disatukan dalam satu bagian, agar produksi dapat mengerti jika permintaan pasar/penjualan meningkat, dapat mengetahui cara meningkatkan produksi yang efektif dan efisien.

Kedua : bagian pendukung. Ini adalah bagian yang mengelola administrasi, penagihan ke klien, pembuatan dokumen penagihan, pengaturan kas keuangan, pembayaran gaji. Termasuk hal-hal lainnya seperti pengurusan perijinan, perpajakan dll. Semua hal yang tidak terkait pada bagian pertama diatas, dimasukkan ke dalam bagian ini.

Masing-masing bagian tersebut, cukup dipimpin oleh satu orang. Sedangkan jumlah orang di masing-masing bagian, tergantung besarnya kapasitas produksi, luasnya pemasaran dan kompleksitas administrasi. Sebagai patokan, jangan sampai biaya yang dikeluarkan untuk membayar bagian pendukung lebih besar daripada bagian yang menghasilkan uang.

Untuk merangkai ke dua bagian tersebut, maka diperlukan struktur organisasi yang tepat. Posisi di masing-masing bagian dibuat fleksibel, dimana tidak perlu ada pemisahan antara pemasaran dan penjualan dahulu, kemudian perlu ada posisi yang serba bisa dan generalis, sehingga memudahkan bila ada tugas-tugas yang sifatnya temporer. Uraian pekerjaan cukup dibuat sesederhana mungkin, yang hanya memuat tanggungjawab utama, serta sasaran yang harus dicapai.

Dengan demikian, perusahaan baru sebaiknya cukup memfokuskan diri pada dua fungsi dasar diatas. Sejalan dengan perkembangan, pertumbuhan dan perluasan kapasitas, jika dirasa perlu dapat melakukan reorganisasi dan restrukturisasi agar tercapai tujuan perusahaan. Hendaknya diingat, bahwa yang menentukan pertumbuhan perusahaan kecil/baru tetap bertahap dan survive adalah adaptibilitas serta fleksibilitas organisasinya. Karena itu, pertahankan agar struktur organisasi tetap fleksibel, dapat beradaptasi, serta mampu mendukung perubahan yang ada.